переходящие дела

При составлении номенклатуры дел на 2017 год (как, впрочем, и на любой другой год) нужно особое внимание уделить так называемым переходящим делам. В этой статье определим, что такое переходящие дела и приведем их примеры, а также разберемся, что делать с ними при обновлении номенклатуры дел. 


Переходящие дела

Определение переходящих дел можно найти в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), в п. 3.4.9.:

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Проще говоря, если дело не закрыли в 2016-м году, то оно является переходящим.

Например, дело «Приказы по основной деятельности» НЕ ЯВЛЯЕТСЯ переходящим: его вели весь 2016-й год, а 30 декабря подшили в него последний приказ. Все, дело «Приказы по основной деятельности» за 2016 год закрыто. Но в 2017-м оно откроется и будет вестись вновь.

А вот, скажем, личное дело работника – переходящее и будет таким, пока человек работает в нашей компании. Оно закроется в день увольнения этого сотрудника, когда в него (в дело, а не в сотрудника) будет подшита копия приказа об увольнении.

Примеры переходящих дел

В качестве самого яркого примера переходящих дел я всегда привожу судебные дела. Если компания активно ведет арбитражное производство, таких дел в ней очень много. Суд может длиться годами.

Например, в июле 2016 года компания ввязалась в суд с контрагентом. Все документы по этому делу, естественно, юристы собирают в отдельное дело. И это дело будет переходящим до тех пор, пока суд не вынесет решение, если, конечно, это не произойдет в этом же 2016-м. По крупным спорам дела могут быть переходящими в течение нескольких лет.

Также переходящим делом является устав компании, пока его не заменят. Чаще всего устав действует много лет, и на всем их протяжении является переходящим делом. Если вдруг устав заменят, то первый будет закрыт, и отметку «переходящее дело» потеряет.

Статус «Переходящие дела» запросто может быть присвоен и локальным нормативным актам организации. Например, Инструкция по делопроизводству: ее разработали в 2014-м, но действует она до сих пор. Это – переходящее дело. То же самое относится и к положениям об отделах, и к должностным инструкциям, и к регламентам бизнес-процессов, и подобным им документам.

инструкция по работе в архиве

Является ли переходящим делом переписка?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно смотреть на дело. Например, если компания ведет дело «Переписка по производственным вопросам», подшивая в него всех контрагентов подряд, то это дело, как и «Приказы по основной деятельности», надо закрывать каждый год. Или если ведется дело «Переписка с ООО «Ромашка», в которое подшиваются все письма в адрес или от «Ромашки», то его тоже надо закрыть в этом году и начать заново в новом.

А вот если переписка с «Ромашкой» ведется по конкретному вопросу, например, о заключении договора, и в декабре вопрос не решился, то дело перейдет на следующий год и станет переходящим.

Еще раз: если дело не закрыли в этом году – оно переходящее.

Переходящие дела в номенклатуре дел

При уточнении номенклатуры дел на следующий год переходящие дела нужно

а) обнаружить,

б) поставить отметку об их статусе в графе «Примечание» (см. рисунок ниже),

в) постараться сохранить за ними их «родные» индексы,

г) посчитать их, чтобы чуть позже внести в итоговую запись.

Если индекс сохранить не удалось, это не конец света. Бывает всякое, необязательно даже весь отдел сохранил свой порядковый номер по номенклатуре. Ставится отметка в «Примечании»:

переходящие дела в номенклатуре дел

И на самом деле:

переходящее дело

Срок хранения переходящих дел

Срок хранения переходящих дел отсчитывается от последнего документа в деле, даже если формально на момент закрытия дела первый его документ уже пора уничтожать.

Например, переходящее дело было заведено в 2013-м году. Последний документ в него подшили в 2016-м и тут же закрыли. Значит, срок хранения переходящего дела начнет отсчитываться с 1 января 2017 года. Если он составляет 5 лет, то это дело уничтожим после 1 января 2022 года.

По этой причине не нужно «на всякий случай», как делают некоторые, присваивать статус переходящего всем делам подряд. Только по необходимости, чтобы не копить в архиве лишних документов.

Image by Stuart Miles / www.freedigitalphotos.net

Похожие статьи

Добавить комментарий


Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=5445

Закрыть ... [X]

Обзор статистических программ Спирея вангутта голд фонтейн посадка и уход


Excel как сделать порядковые номера Преобразовать дату в текст Excel
Excel как сделать порядковые номера Сборка листов из. - Планета Excel
Excel как сделать порядковые номера Улучшаем функцию ВПР (VLOOKUP )
Excel как сделать порядковые номера Структуры в Excel
Excel как сделать порядковые номера 18 очаровательных и необыкновенных украшений для волос
Excel как сделать порядковые номера Angerfist: биография
Excel как сделать порядковые номера Автомобильный холодильник. Какой вариант выбрать